Information om behandling av personuppgifter för antagande och hantering av kunder och uppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av Uppdragstagaren och eventuellt av dess nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.

Uppdragstagarens behandling av personuppgifter

Uppdragstagaren kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att:

• vidta kontroll av intressekonflikter, andra lagstadgade åtgärder t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) och lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”),
• [vidta oberoendekontroller,]
• vidta kvalitetskontroller samt
• för att dokumentera vidtagna åtgärder.

Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Uppdragstagaren som utvärderar möjligheten eller har åtagit sig att utföra uppdraget [och är nödvändig för Uppdragstagarens berättigade intresse av att uppfylla dess professionella skyldighet]. Uppdragstagaren kan även komma att behandla personuppgifter för andra riskhanteringsåtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden). Denna behandling är nödvändig för Uppdragstagarens berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Uppdragstagaren kan även komma att behandla personuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Uppdragstagaren anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Uppdragstagaren berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Personuppgifterna i uppdraget kommer att behandlas för att utföra de överenskomna tjänsterna enligt Uppdragsbrevet. Den rättsliga grunden för denna behandling är antingen berättigat intresse, samtycke eller avtal med den registrerade.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a.

• kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress
• uppgifter om anställning som avdelningstillhörighet och befattning
• andra uppgifter som är nödvändiga för att utvärdera och hantera kundrelationen.

I samband med registrering av kunden kan Uppdragstagaren även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.

Överföring till tredje land

 

Personuppgifter kan komma att behandlas av Uppdragstagarens nätverksbyråer och annan som anlitas av Uppdragstagaren i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på Uppdragstagarens uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar Uppdragstagaren för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder [t.ex. genom standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen[1],] och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

Uppdragstagaren är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

Uppdragstagaren kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av Uppdragstagaren i syfte att kontrollera och upprätthålla Uppdragstagarens opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. Uppdragstagaren kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att Uppdragstagaren ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

Lagringstid

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De flesta uppgifter som är hänförliga till utförandet av uppdraget sparas i tio år efter att uppdraget har avslutats.

Rättigheter såsom registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

Den information och de uppgifter som Uppdragstagaren tar del av inom ramen för uppdraget omfattas av tystnadsplikt, vilket innebär att Uppdragstagaren normalt sett inte får lämna ut sådan information. När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är Uppdragstagaren skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för Uppdragstagaren att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller Uppdragstagarens personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

 

 

[1] Kommentar: Dessa finns tillgängliga på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Information om behandling av personuppgifter för antagande och hantering av kunder och uppdrag samt för utförande av revisionsuppdrag

Bakgrund

När ett företag i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade, dvs. en person vars personuppgifter omfattas av behandlingen. Med anledning av revisionsuppdraget, eventuella lagstadgade tilläggsuppdrag och revisionsrådgivning som kan hänföras till sådana uppdrag (gemensamt benämnda ”Revisionsuppdraget”) kommer personuppgifter att behandlas av revisionsbyrån och dess eventuella nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.

Revisionsbyråns behandling av personuppgifter

Revisionsbyrån behöver ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra Revisionsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Revisionsbyrån kommer att behandla personuppgifter som erhålls från revisionskunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra och dokumentera Revisionsuppdraget. Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande rätt. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar revisionsbyrån, eller en inom byrån personvald revisor, som åtagit sig att utföra Revisionsuppdraget eller nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

För dessa ändamål kommer revisionsbyrån att behandla information som kan innehålla personuppgifter, såsom exempelvis lönefiler, styrelseprotokoll och andra dokument hänförliga till revisionskundens och dess eventuella koncernbolags verksamhet.

Revisionsbyrån kommer även att behandla vissa personuppgifter för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, andra lagstadgade åtgärder t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) samt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”Penningtvättslagen”) och riskhanteringsåtgärder (såsom exemplevis försäkringsärenden). Revisionsbyrån har även vissa skyldigheter enligt gällande rätt att lämna information till myndigheter eller annan extern part (t.ex. ny revisor). Behandlingen av personuppgifter för de ändamål som anges i denna punkt är nödvändig för revisionsbyrån, eller en inom byrån personvald revisor, för att fullgöra en rättslig förpliktelse. När det gäller riskhanteringsåtgärder är behandlingen nödvändig för revisionsbyråns berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Revisionsbyrån kan även komma att behandla revisionskundens och dess koncernbolags (om tillämpligt) anställdas kontaktuppgifter för att informera om seminarier och andra event som revisionsbyrån anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för revisionsbyråns berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnden ändamål är bl.a.:

1. kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-postadress,
2. uppgifter om anställning som anställningsnummer, avdelningstillhörighet, befattning och anställningstid,
3. uppgifter om hälsa och frånvaro, t.ex. läkarintyg och uppgifter om sjukfrånvaro, tjänstledighet eller föräldraledighet,
4. facklig tillhörighet,
5. identitetsuppgifter såsom personnummer/samordningsnummer,
6. uppgifter om ekonomiska förhållanden som bankkontouppgifter, uppgifter om lön och andra förmåner, försäkringsuppgifter och uppgift om registreringsnummer för tjänstebil,
7. uppgifter om försäkringar och pension, eller
8. andra kategorier av personuppgifter som behövs till följd av granskningen enligt god revisors- och god revisionssed.

I samband med registrering av revisionskunden kan revisionsbyrån även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder revisionskunden inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med Penningtvättslagen eller uppgifter hänförlig till elektronisk identifiering av dessa personer.

Överföring till tredje land

 

Personuppgifter kan komma att behandlas av revisionsbyråns nätverksbyråer och annan som anlitas av revisionsbyrån i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på revisionsbyråns uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar revisionsbyrån för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder [t.ex. genom standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen,[1]] och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

Revisionsbyrån är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av Revisionsuppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

Revisionsbyrån kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av revisionsbyrån i syfte att utföra tjänsterna, för att kontrollera och upprätthålla revisionsbyråns opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder. Revisionsbyrån kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att revisionsbyrån ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen samt till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut (t.ex. till ny revisor).

Lagringstid

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De personuppgifter som behövs för att utföra Revisionsuppdraget kommer att sparas i minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Rättigheter såsom registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter, rätt att begära begränsning eller invända mot behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

En revision innebär att revisionskundens information för ett visst räkenskapsår granskas vid vissa tidpunkter under detta år och under viss tid därefter, vilket innebär att en uppdatering/rättelse av personuppgifter inte blir aktuellt i denna typ av uppdrag efter det att revisionsåtgärden har vidtagits. Vidare så omfattas den information och de uppgifter som revisorn tar del av inom ramen för Revisionsuppdraget av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att revisionsbyrån normalt sett inte får lämna ut sådan information. Därtill är revisionsbyrån skyldig att dokumentera utförda revisionsuppdrag (inklusive information som behandlas i samband med antagande av kund och uppdrag samt med anledning av och löpande utvärdering av uppdraget) och bevara dokumentationen under minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades, vilket medför att det inte är tillåtet att ändra/radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan. Av nämnda skäl är det inte heller möjligt för revisionsbyrån/revisorn att på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka eventuell behandling av personuppgifter som sker med anledning av Revisionsuppdraget. När det gäller revisionsbyråns personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

 

[1] Kommentar: dessa finns tillgängliga på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en